So planen Sie Ihre Zeit am besten

Die Zeit ist vermutlich unser wertvollstes Gut - nutzen wir es entsprechend! Ein gezielter Umgang mit der zur Verfügung stehenden Zeit heisst Planung und konsequente Umsetzung. Die Zeit ideal planen heisst das Richtige tun (=Effektivität) und das, was man tut, richtig tun (=Effizienz). Wer es schafft, effektiv und effizient zu arbeiten, beherrscht eine Fähigkeit, die für Fach- und Führungskräfte von zentraler Bedeutung ist.

Halten Sie sich konsequent an die 4-Schritte-Zeitplanung, und Sie werden bald merken, wie viel mehr Zeit zur Verfügung bzw. für die Erledigung von wichtigen Dingen steht. Probieren Sie es aus!

4-Schritte-Zeitplanung

1. Schritt: Ziel- und Aufgabenmanagement

Notieren von

• allen vorgesehenen Tätigkeiten
• Aufgaben aus dem Wochen- und Monatsplan
• Unerledigtem vom Vortag
• periodisch wiederkehrenden Arbeiten
• Terminen

2. Schritt: Prioritäten- und Zeitmanagement

• Prioritäten setzen
  • Rangordnung aufstellen
  • Streichen
  • Reduzieren
  • Rationalisieren
  • Delegieren
• Zeitbedarf schätzen
• Pufferzeit einplanen

3. Schritt: Übertrag

• Abhaken
• Übertragen
• Bei Mehrfachübertragungen:
  • endlich anpacken
  • endgültig streichen
  • Delegieren

4. Schritt: Wirtschaftlichkeitsanalyse

• Hätte ich diese Tätigkeit vermeiden können?
• Hätte ich diese Tätigkeit delegieren können?
• War der Zeitaufwand richtig?

Falls Sie merken, dass sich noch mehr Potential in der Optimierung der Zeit realisieren lässt, sollten Sie eine Tätigkeitsanalyse machen:

Tätigkeitsanalyse

• Was tue ich wirklich?
• Wo bleibt meine Zeit?
• Wodurch werde ich gestört?
• Welche Aufgaben haben bei mir welche Prioritäten?
• Wo gibt es Verbesserungsmöglichkeiten?
  • Hätte ich diese Tätigkeit vermeiden können?
  • Hätte ich diese Tätigkeit delegieren können?
  • Ist der Zeitaufwand richtig?

Quelle: jobagent.ch